کنترل هزینه : تعریف ، نقش ، استاندارد ها ، و مزایا

کنترل هزینه چیست ؟ کنترل بودجه چیست ؟ کنترل هزینه (Cost Control) یکی از کارآمدترین ابزارهایی است که شرکت ها برای کاهش هزینه تولید از آن استفاده می کنند. در این فرآیند ، جزئیات مهم به مدیریت ارائه می شود، به طوری که می توانند بدانند که هزینه های واقعی و هزینه های پیش تعیین شده هم تراز شده اند.

اجازه دهید شیرجه ای عمیق به این موضوع داشته باشیم و درک کنترل هزینه را ساده تر سازیم .

آنچه در این مقاله مدیریتی خواهید خواند :

کنترل هزینه چیست؟

     کنترل هزینه و درآمد خالص مورد نظر

     نقش کنترل هزینه در زمینه های مختلف مدیریت

         # ۱ برنامه ریزی

         # ۲ نقش کارکنان در برنامه

         # ۳ نظارت

         # ۴ ارزیابی

         # ۵ تصمیم گیری

     دو استاندارد کنترل هزینه

     کنترل بودجه

         مراحل کنترل بودجه

     هزینه های استاندارد

         دو روش ذاتی در روش های هزینه های استاندارد وجود دارد.

     مزایای اجرای کنترل هزینه

         # ۱ یک معیار برای اندازه گیری عملکرد ارائه می دهد

         # ۲ اجازه می دهد تا مقایسه داشته باشیم

         # ۳ بدهی را کاهش می دهد

         # ۴ هزینه های جایگزینی و تعمیر را کاهش می دهد

         # ۵ اجازه تخصیص پول به راه های دیگر را می دهد

         # ۶ مزیت رقابتی را به ارمغان می آورد

        نتیجه گیری استفاده از کنترل هزینه

کنترل هزینهCost Control
کنترل هزینه

کنترل هزینه چیست؟

کنترل هزینه شناسایی هزینه های تجاری است و اقداماتی را برای کاهش آنها انجام می دهد. فرآیند کنترل هزینه به شرکت برای کسب سود بیشتر کمک می کند.

کنترل هزینه با ایجاد یک بودجه آغاز می شود. با داشتن بودجه در جای خود، صاحب کسب و کار می تواند مقایسه ای بین هزینه واقعی نادرست و هزینه های حساب شده در بودجه داشته باشد.

بنابراین، کنترل نمودن هزینه بخشی جدایی ناپذیر از سیستم مدیریت هزینه است.

اگر هزینه های واقع گرایانه کمتر از هزینه های بودجه باشد (این به ندرت اتفاق می افتد)، این موضوع برای کسب و کار مناسب است. با این حال، شما نیاز به بررسی اینکه آیا سیستم های حسابداری و بودجه برای صرفه جویی در منبع هزینه صرف شده است. در اغلب موارد، با این حال، هزینه واقعی یا نزدیک به هزینه های بودجه می باشد و یا ممکن است از بیش از هزینه های بودجه باشد.

هنگامی که هزینه های واقع شده از هزینه های بودجه بسیار زیاد باشد ، مدیریت نیاز به انجام بعضی اقدامات جدی دارد. یکی از گزینه های ممکن است با فروشنده جدیدی باشد که پیشنهاد می دهد که کالایی را با قیمت پایین تر از دیگران عرضه کند. یکی دیگر از انواع رایج کنترل هزینه ها، برخی از عملکردهای شرکت است.

کنترل هزینه و درآمد خالص مورد نظر

برای درک کنترل نمودن هزینه، توجه به درآمد خالص مورد نظر نیز مهم است، زیرا کنترل هزینه بخش مهمی از برنامه ریزی برای درآمد خالص مورد نظر است.

فرمول درآمد خالص  مورد نظر :

فروش – هزینه ثابت – هزینه متغیر = درآمد خالص مورد نظر

پیاده سازی کنترل هزینه با بررسی هزینه ثابت و همچنین هزینه متغیر برای رسیدن به درآمد خالص مورد نظر باید هدف کسب و کار باشد.

نقش کنترل هزینه در زمینه های مختلف مدیریت

کنترل هزینه ها دارای بخش های مختلف است و چندین جنبه از مدیریت برای پیاده سازی موفقیت آمیز کنترل هزینه ها باید گرد هم آیند. ما در مورد بعضی از مراحل بحث می کنیم که می تواند به سیستم کنترل هزینه های کارآمد منجر شود .

# ۱ برنامه ریزی

اولین و مهمترین چیز در شروع فرآیند کنترل هزینه ، برنامه ریزی است. شما باید یک برنامه داشته باشید و اهداف را در تخمین ها، بودجه ها و استانداردها قرار دهید.

# ۲ نقش کارکنان در برنامه

اگر برنامه ریزی اولین گام بود، ارتباط آن با کارکنان دومین نشانه است. اگر طرح ها و اهداف اولیه فقط به مقالات محدود شود، هیچ اتفاقی نمی افتد. آنها باید از نظریه بیرون بیایند و در عمل اجرا شوند.

برای این کار، شما باید کارکنان خود را به آنچه که طرح می کنید مطلع سازید . و باید آنها را در مورد نقش خود در این برنامه آموزش دهید. این امر آنها را قادر می سازد تا به راحتی در کنترل هزینه ها نقش خود را بازی کنند.

# ۳ نظارت

زمانیکه اجرایی شدن طرح شروع می شود، هم زمان شروع نظارت و ارزیابی عملکرد آغاز می گردد. هزینه های مختلفی که متحمل شده است ثبت می شود و اطلاعات مربوط به آنها جمع آوری می شود.

تخصیص هزینه های مربوط به ابزار ارزیابی اولین گام است که می تواند به یک طرح کنترل هزینه های موفق منجر شود.

# ۴ ارزیابی

پس از آغاز ثبت برای هزینه های واقع شده، زمان واقعی برای مقایسه بین هزینه های واقعی و هزینه های پیش بینی شده است. اگر عملکرد مورد نظر به دست نیاورده شود، وقت آن رسیده است تا استراتژی هایی را برای دستیابی به این هدف اجرا کنیم.

# ۵ تصمیم گیری

پس از ارزیابی عملکرد های مختلف، مدیران کسب و کار می گویند که آیا آنها مایلند اهداف را تجدید نظر و یا گام های خاصی برای کاهش کمبودهای ثبت شده بردارند.

اکثر شرکت های بزرگ از دست دادن مواد اولیه به دلیل خرابکاری، کارایی ضعیف، ذخیره سازی ناکارآمد و از درماندگی رنج می برند. این هزینه ها اغلب منجر به هزینه های بسیار هنگفتی می شود که می تواند به راحتی جلوگیری شود اگر روش های کارآمد و نظارت اجرا شود.

در حال حاضر نگاهی داریم به ویژگی های یک سیستم کنترل هزینه خوب –

ویژگی های یک سیستم کنترل هزینه خوب چیست؟

  •      شرح دقیق مسئولیت های مراکز
  •      استانداردهای مختلف هزینه
  •      مناسب بودن هزینه های قابل کنترل
  •      دارا بودن قدرت تجویز
  •      کاهش هزینه
  •      گزارش هزینه

دو استاندارد کنترل هزینه

در مجموع، دو استاندارد برای کنترل هزینه ها وجود دارد. یکی استانداردهای خارجی و دیگری استاندارد های داخلی است.

۱) استانداردهای خارجی

استانداردهای خارجی زمانی است که عملکرد با عوامل بیرونی، یعنی سایر شرکتهای مشابه در صنعت، مقایسه شده است. عملکرد هزینه در این مورد بر اساس چندین نسبت هزینه مورد قضاوت قرار می گیرد.

۲) استانداردهای داخلی

استانداردهای داخلی زمانی است که عملکرد با ساختار داخلی یا عناصر هزینه داخلی مقایسه می شود. این عناصر هزینه درونی شرکت می تواند هر چیزی از هزینه های سربار، هزینه های نیروی کار، یا هزینه های مواد باشد.

کنترل بودجه

همانطور که از این اسم  مشخص است، کنترل بودجه شامل ایجاد و استفاده از بودجه است. گفته می شود که بودجه می تواند یک بیانیه کلی هزینه پیش بینی شده باشد که تمام هزینه های تخمین زده شده برای فعالیت های عملیاتی یک شرکت را پوشش می دهد. هنگامی که یک بودجه دنبال می شود، تمام فعالیت های سازمانی مطابق با بودجه مجاز می باشد.

بودجه ابزار موثر کنترل هزینه است که برای برنامه ریزی، اجرای و تنظیم فعالیت های مختلف یک کسب و کار مورد استفاده قرار می گیرد. این شامل اهداف، روش ها و قوانینی که قبلا تعیین شده است و بر اساس آن عملکردهای کسب و کار بررسی واندازه گیری می شود.

کنترل بودجه همچنین می تواند به عنوان مقایسه بین هزینه های تخمین زده شده و هزینه های واقعی در نظر گرفته شود. هنگامی که این دو تا حد زیادی از یکدیگر متمایز می شوند، گام هایی برای اصلاح تفاوت ها برداشته می شود.

مراحل کنترل بودجه

  •      برنامه ریزی مرحله اول کنترل بودجه را نشان می دهد. در اینجا مدیر هر بخش نیاز به برنامه ریزی و نظارت بر فعالیت های اداری خود دارد. کنترل های بودجه هیچ ابهامی ندارند؛ همه چیز با توجه به قوانین بودجه انجام می شود.
  •      پس از مرحله برنامه ریزی، بودجه به بخش های مختلف توزیع می شود. بخشی از کنترل بودجه همچنین مستلزم آن است که بخش های مختلف سازمان اطلاعات خود را برای اجرای مناسب بودجه به اشتراک بگذارند.
  •      بودجه همچنین موجب نگهداری مدارک می شود. این کار به صورت روزانه انجام می شود تا همه چیز را تا به امروز حفظ کند. علاوه بر این، هنگامی که ما به سمت کنترل بودجه می رویم، بسیار دقیق است. این کار به راحتی قادر به تشخیص و تفاوت است و باعث می شود تا مدیران اقداماتی را برای حذف تفاوت های واقعی و پیش بینی شده ایجاد کنند.

هزینه گذاری استاندارد

هزینه گذاری استاندارد روش دیگری برای کنترل هزینه است. در اینجا استانداردها برای عملکرد و هزینه ها تعیین می شوند. هزینه گذاری استاندراد به مجموعه ای از هزینه های از پیش تعریف شده است که در شرایط کاری خاص قرار می گیرد ، اطلاق می گردد.

  •     در هزینه گذاری استاندارد هزینه های استاندارد قبلا تهیه شده است. آنها نیز با هزینه های واقعی مقایسه می شوند و تفاوت بین آنها نیز ذکر شده است. پس از تعیین علل چنین هزینه هایی، مراحل برای حفظ هزینه های استاندارد انجام می شود. این معمولا تحت شرایط کار مشخص یا تولید مشخص می شود.
  •     هزینه های استاندارد شامل تعیین هزینه های آینده محصولات و خدمات است. این کار عمدتا با جمع آوری داده های زیادی از منابع مختلف و تحقیق گسترده انجام می شود.
  •     در اینجا، موفقیت روش استاندارد هزینه گذاری از طریق مشاهده تفاوت بین هزینه واقعی و هزینه های استاندارد مورد آزمایش قرار می گیرد. این کار مقایسه منابع غیرقابل ارزیابی هزینه را نشان می دهد و مدیران را قادر می سازد تا آنها را ثابت نگه داشته به سمت هزینه های استاندارد بازگرداند.

دو روش ذاتی در روش های هزینه یابی استاندارد وجود دارد.

  1.      اول یک سیستم است که می تواند عملکرد های مختلف و استاندارد ایجاد کند.
  2.      دوم ابزار اندازه گیری یا مقیاس است که عملکرد واقعی و استاندارد را مقایسه می کند.

مزایای اجرای کنترل هزینه

# ۱ معیاری برای اندازه گیری عملکرد ارائه می دهد

کنترل هزینه نقش بزرگی در جلب توجه  آن دسته از کسب و کارهایی که عملکرد خوبی ندارند، ایفا می کند. این همچنین در تعیین اینکه آیا فعالیت تجاری کارآمد یا ناکارآمد است کمک می کند. با برجسته کردن این نکات، کنترل هزینه اجازه می دهد تا مدیران و مقامات ارشد به کمبود عملکرد نگاه کنند و اقدامات لازم را انجام دهند.

# ۲ اجازه می دهد تا مقایسه صورت گیرد

کنترل هزینه برخی از استانداردهای مشخصی را ایجاد می کند. این استانداردها به اندازه گیری و ارزیابی عملکرد واقعی با آنچه که انتظار می رود ، اجازه می دهد .

# ۳ بدهی را کاهش می دهد

هنگامی که کنترل هزینه ها به درستی انجام می شود، بیشترین سود آن کاهش بدهی ها است. این اتفاق به این دلیل است که وقتی هزینه به شدت کنترل می شود، منابع با حداکثر توان بالقوه خود کار می کنند و کاهش تلفات ناشی از خرابی منابع وجود دارد.

این کار موجب صرفه جویی در پول می شود و سپس پول ذخیره شده می تواند در پرداخت بدهی ها مورد استفاده قرار گیرد. این، به نوبه خود، به شرکت کمک می کند که نسبت بدهی سالم به نرخ ارزش ویژه را حفظ کند.

# ۴ هزینه های جایگزینی و تعمیر را کاهش می دهد

هنگامی که شیوه های کنترل هزینه ها نتایج را نشان می دهند ، مالک کسب و کار می تواند پول را برای خرید تجهیزات جدید صرف کند.

هنگامی که تجهیزات جدید برای کسب و کار استفاده می شود، بازدهی افزایش می یابد. این امر هزینه های کمتری برای جایگزینی و تعمیر ماشین ها خواهد داشت .

# ۵ منجر به تخصیص پول به راه های دیگر می گردد

کنترل هزینه اجازه می دهد تا یک شرکت پول خود را در راه های مختلف مانند تبلیغات و بازاریابی سرمایه گذاری کند.

با شروع بازاریابی محصولات و خدمات شرکت، می توان انتظار داشت که فروش بیشتری داشته باشیم. این همچنین منجر به افزایش درآمد برای شرکت می شود.

# ۶ مزیت رقابتی را به ارمغان می آورد

یک شرکت برای زنده ماندن در بازار نیاز به مقابله با رقبای خود دارد.

برای جلوگیری از رقابت شدید ، عملیات کسب و کار کارآمد باید برای هر کسب و کار وجود داشته باشد. در اینجا کنترل هزینه نقش مهمی ایفا می کند. با در نظر گرفتن اقدامات مناسب کنترل هزینه، یک کسب و کار نه تنها می تواند مناطق غیرفعال خود را شناسایی کند، بلکه می تواند اقداماتی را برای اصلاح آن انجام دهد.

این  امر کارکرد صحیح و کارآمد یک سازمان را موجب می شود.

نتیجه گیری استفاده از کنترل هزینه

برای عمر طولانی یک تجارت اقدامات کنترل هزینه ضروری است.

این کار می تواند برخی از مشکلات بزرگ را که ممکن است در آینده رخ دهد، را مدیریت کرد. درآمد از طریق فروش یک چیز عالی است. با این حال، اگر هزینه های شما نیز به همان بالا باشد ، پس این فروش به درآمد واقعی کمک نمی کند.

درک و تحقیق در مورد هزینه ها می تواند آینده ای طولانی برای کسب و کار شما را تضمین کند.