مدیریت قرارداد : فرآیندها و رویه ها

مدیریت قراردادها چیست ؟ نرم افزار مدیریت قرارداد چه کمکی به این فرآیند می کند ؟ مدیریت قرارداد به صورت ساده به عنوان مدیریت قراردادها با کارمندان ، شرکا ، فروشندگان و مشتریان توصیف می شود. این سیستم شامل رسیدگی به مشکلات مربوط به قرارداد ، نظارت و ایجاد تغییرات لازم در صورت لزوم ، تعامل فعالانه با طرف های درگیر برای رسیدن به اهداف مورد نظر و اطمینان از اینکه هر دو طرف علاقه مند می توانند از انتظارات یکدیگر فراتر رود ، می باشد. 

یک مدیر قرارداد باید دانش و آموزش قانونی لازم را داشته باشد تا روند مدیریت قرارداد را به روشی دقیق انجام دهد. جمله بندی دقیق یکی از مهمترین جنبه های مدیریت قرارداد است و باید با حداکثر سودآوری و به حداقل رساندن ریسک ها با احتیاط انجام شود.

مدیریت قرارداد

مدیریت قرارداد چیست 

مدیریت قراردادها به عنوان روندی تعریف شده است که ایجاد ، تجزیه و تحلیل و اجرای قراردادها را بطور کارآمد و منظم مدیریت می کند. این روش برای ارائه بهینه عملکرد مالی و عملیاتی و برای به حداقل رساندن ضریب ریسک به پایین ترین سطح استفاده می شود.

معنی مدیریت قرارداد

مدیریت قراردادها به صورت ساده به عنوان مدیریت قرارداد با کارمندان ، شرکا ، فروشندگان و مشتریان توصیف می شود. این سیستم شامل رسیدگی به مشکلات مربوط به قرارداد ، نظارت و ایجاد تغییرات لازم در صورت لزوم ، تعامل فعالانه با طرف های درگیر برای رسیدن به اهداف مورد نظر و اطمینان از اینکه هر دو طرف علاقه مند می توانند از انتظارات یکدیگر فراتر رود ، می باشد.

مدیریت قراردادها همچنین به عنوان اداره قرارداد شناخته می شود زیرا این روند فعالیت های اداری مرتبط با قراردادهایی مانند ارزیابی پیشنهاد ، دعوت به مناقصه ، اجرای قرارداد ، اعطای قرارداد ، محاسبه پرداخت ها و اندازه گیری کار انجام شده را انجام می دهد.

یک مدیر قرارداد باید دانش و آموزش قانونی لازم را داشته باشد تا روند مدیریت قرارداد را به روشی دقیق انجام دهد. جمله بندی دقیق یکی از مهمترین جنبه های مدیریت قرارداد است و باید با حداکثر سودآوری و به حداقل رساندن ریسک ها با احتیاط انجام شود.

مقالات پیشنهادی

مدیریت عملکرد

درک مدیریت قرارداد

مراحل فرآیند مدیریت قراردادها

مراحل فرآیند مدیریت قراردادها

هنگامی که دو سازمان تصمیم گرفتند برای رسیدن به یک هدف مشترک با یکدیگر همکاری کنند ، برای تعریف رابطه ، اهداف ، روش کار و اهداف خود به زبانی صریح به یک قرارداد نیاز دارند تا پس از آن مشکلاتی پیش نیاید. این قرارداد است که فعالیت ها را به عهده می گیرد و شرایط و ضوابطی را که هر یک از آنها باید به عنوان بخشی از معامله انجام دهند ، مشخص می کند.

به یاد داشته باشید که این قرارداد تأثیر مستقیمی بر سودآوری یک تجارت دارد. هنگامی که آن را ضعیف بیان کردیم ، شرکت می تواند مبلغ زیادی را به دلیل تقصیر فنی ساده از دست بدهد ، یا اگر یک طرفه باشد ، آنگاه طرف مقابل یک بخش بزرگ از سهم سود خود را از دست می دهد. فرد باید یک فرآیندی مؤثر در مدیریت قرارداد داشته باشد زیرا این قدرت را دارد که یک رابطه تجاری قوی را بین طرفین درگیر ایجاد کند که می تواند در این مسیر منجر به بهره‌وری بهتر و سودآوری بالاتر شود.

مدیریت قرارداد یک فرآیندی در حال انجام است که در طول عمر قرارداد ادامه دارد. به نظر می رسد که یک قرارداد منعقد شده و روند کار به پایان می رسد ، اما واقعیت این است که فعالیت ها قبل ، حین و بعد از امضاء در خطی مشخص ادامه می یابد. این سیستم مدیریت قرارداد است که به کلیه طرفهای درگیر اطمینان می دهد که چه چیزی از آنها انتظار می رود و به وظایف و تعهدات قراردادی خود طبق شرایط مندرج در قرارداد ادامه دهند.

فعالیت های مربوط به این فرآیند در دو مرحله قرار می گیرند

مرحله اعطای پیش قرارداد

مرحله مدیریت پس از قرارداد

هر دو مرحله بسیار مهم هستند و تأکید مساوی باید به آنها داده شود. اگر به تأخیر بیفتید ، در مرحله اول ، عواقب ادامه به مرحله بعدی گسترش خواهد یافت . که با تصحیح نواقص در آن باقی خواهد ماند و این اثبات اتلاف تلاش و زمان خواهد بود.

برخی از قراردادهای تجاری استاندارد که توسط پرسنلی که مسئولیت مدیریت قراردادها را بر عهده دارند ، رسیدگی می شوند.

  • قراردادهای سودمند
  • سفارشات خرید
  • فاکتور فروش
  • نامه های استخدامی
  • برخی از قراردادهای پیچیده به آنها پرداخته می شود
  • موافقت نامه های مالکیت معنوی
  • کالاها یا خدماتی که مشخصات فنی آنها را به تفصیل ارائه می دهند و باید با آنها بطور جزئی برخرود شود
  • کالاها و خدمات بسیار منظم
  • پروژه های ساختمانی
  • تجارت بین المللی
  • برون سپاری

عناصر مدیریت موفقیت آمیز قرارداد

هنگامی که یک استراتژی مدیریت قرارداد با موفقیت اجرا شد ، انتظار می رود سازمان ها :

ارائه خدمات از کلیه ذینفعان از نظر همه طرفین رضایت بخش باشد .

در این باره هیچ گونه شکایت و مشاجره ای در مورد قرارداد وجود نداشته باشد.

تأمین کننده ای که سازمان با آن ارتباط برقرار کرده است پاسخگوی نیازهای خود بوده و هر بخشی از تعهدات خود را با همکاری و کارآمدی انجام دهد.

این سازمان انتظارات زیادی از قرارداد داشته و بازده و مزایای مورد انتظار مالی محقق گردد.

مراحل مدیریت قرارداد

مراحل مدیریت قرارداد

مراحل مدیریت قرارداد

بدون تردید مدیریت قرارداد یک فرآیند وقت گیر است که در آن مجبورید زمان قابل توجهی را برای گذراندن جزئیات ریز و درشت صرف کنید. در غیر این صورت ، هر گونه اهمال کاری به میزان بسیار زیادی به تجارت آسیب می رساند.

همه باید برای به دست آوردن مزایای مالی ، تمام مراحل فرآیند مدیریت قراردادها را به درستی دنبال کنند. به یاد داشته باشید ، هر وقت شخصی عقد قرارداد بست ، خود را در برابر چندین آسیب پذیری و خطرات احتمالی رو به رو می کند.

مراحل مختلف مدیریت قرارداد در کاهش ریسکهای مالی و حقوقی کمک می کند ، از این رو با جدیت از آنها پیروی می کنید.

  1. درخواستهای اولیه

اولین مرحله از فرآیند مدیریت قراردادها شناسایی دلایل شما برای پیگیری این قرارداد است. ” چرا به این قرارداد احتیاج دارید ” یکی از مهمترین سؤالاتی است که باید در اولین فرصت پاسخ داده شود؟

هنگامی که شما نیاز و دلیل و چیزهایی را که می خواهید با این قرارداد به انجام برسانید ، تأیید کردید ، سپس بقیه تصمیمات آسان تر می شوند. اکنون زمان آن رسیده است که با طرف مقابل تماس بگیرید که می تواند در تلاشهای شما کمک کند و درخواست اولیه را انجام دهید .

  1. عقد قرارداد

مرحله بعدی فرآیند مدیریت قرارداد درمورد نوشتن قرارداد است. این یکی از مهمترین مراحل است و نیاز به دقت دارد. به یاد داشته باشید که یک قرارداد حقوقی الزام آور است ، بنابراین باید توجه خود را به آن جلب کرده و با دقت به آن نزدیک شوید. اطمینان حاصل کنید که از لحاظ ذهنی با لیستی از مواردی که باید به هر قیمتی برطرف شود ، آماده شده اید.

به سناریوهای احتمالی که ممکن است در آینده رخ دهد ، فکر کنید ، به عنوان مثال ، چه اتفاقی می افتد که وقتی شریک دیگر برای ورشکستگی اقدام کند یا تجارت خود را به طرف مقابل بفروشد. چندین مورد احتمالی دیگر باید در این مرحله مورد بررسی قرار گیرند. از طریق همفکری خود و اعضاء تیم هیچ گونه مسیری را بی جواب نگذارید زیرا نباید فرصتی برای تفسیر نادرست باشد. در اصطلاحات خود خاص باشید و هر بند را به روشی واضح و دقیق بیان کنید تا در آینده دچار سردرگمی نشوید.

اگر در حال یافتن نوشتن قرارداد یک فعالیت وقت گیر هستید ، می توانید از یک سیستم خودکار مدیریت قرارداد استفاده کنید تا روند کار ساده تر شود. گزینه دیگر استخدام یک مدیر پیمانکاری حرفه ای است که وی همچنین دارای دانش قانونی برای رسیدگی به چنین مواردی است.

یک حرفه ای می تواند ببیند که منافع شما کاملاً محافظت می شود و تمام نگرانی ها به طور مناسب در قرارداد برطرف می شود.

  1. مذاکره در مورد قرارداد

دقت کافی ، سپس تحقیق و برنامه ریزی و بعداً نوشتن قرارداد انجام شده است. این هنوز نسخه نهایی نیست زیرا یک مرحله حیاتی هنوز باقی مانده است ، و آن مذاکره در مورد نکات دقیق تر قرارداد است. طرفی که بتواند مذاکرات مناسب را انجام دهد ، در پایان با پیروزی رو به رو خواهد شد ، از این رو به جزئیات ضروری و مربوطه دسترسی پیدا خواهید کرد که می تواند در جدول مذاکره به شما کمک کند.

با گزارش هایی در مورد قابلیت های کارمندان ، فروشندگان و شرکای احتمالی همراه با بررسی نهایی پیشنهاد ، آماده باشید. تمام جزئیات مربوط به آن باید در دستان شما باشد تا قصد طرف مقابل را بفهمید. تمام اطلاعات را به صورت کلی طی کنید تا دیدگاه طرف مقابل را درک کنید.

به جزئیات در قرارداد توجه ویژه ای داشته باشید و مانند مخالف خود فکر کنید تا بتوانید در مورد نکاتی که آنها می توانند مطرح کنند آگاهی داشته باشید. نکاتی را که در مورد آنها مذاکره صورت خواهد گرفت مشخص کنید و مطمئن شوید که از قبل پاسخ های خود را با آنها دارید. پس از تهیه قرارداد خود ، هر دو طرف درگیر باید نسخه ها را با یکدیگر مقایسه کرده و هرگونه اختلاف را به منظور جلوگیری در اتلاف وقت در نظر بگیرید.

برخی افراد عقیده دارند که قراردادهای خط قرمز را از طریق پست یا ایمیل ارسال کنید ، اما احتمال خطا وجود دارد. شما می توانید برای این منظور از مدیر حرفه ای قرارداد خود استفاده کنید یا می توانید از نرم افزار مدیریت قرارداد استفاده کنید تا هر دو طرف درگیر بتوانند اسناد را مشاهده و بررسی کنند و در زمان واقعی ایجاد کنند.

اگر زمان عاملی برای طرفین باشد ، این باعث صرفه جویی در وقت و در نتیجه گفتگوهای سریعتر خواهد شد.

  1. تصویب قرارداد

مذاکرات کامل است ، و پیش نویس نهایی  قرارداد بازنویسی شده است زیرا هر دو طرف در توافق هستند. اکنون زمان تأیید قرارداد رسیده است. این مرحله است که شانس تنگناها بالاترین است.

اگر شما بخشی از سازمانی هستید که به تصویب هیئت کنترل نیاز دارد ، پس مجبورید آن را بدست آورید .

 اگر بخشی از شرکتی هستید که نیاز به تأیید مدیریتی دارد ، در صورت داشتن روند حسابرسی ، آن را دریافت کنید .

اگر شرکت شما سیاست های خرید را صادر می کند قبل از تأیید مطلوب ، اطمینان حاصل کنید که آنها بررسی کرده اند.

اگر یک فریلنسر بدون حسابرس یا مدیر هستید ، پس این قرارداد را دوباره بخوانید و اطمینان حاصل کنید که این مسابقه مطابق با هر شرایطی که مورد توافق واقع شده باشد ، یک مسابقه عالی است.

 ضروری است که برای جلوگیری از رعایت کلیه الزامات به اصطلاح تأیید قبل از مرحله بعدی ، هرگونه مانع را در راه خود برطرف کنید.

  1. اجرای قرارداد

مرحله بعدی که در فرآیند مدیریت قرارداد درگیر است ، اجرای قرارداد است. این قسمت بسیار ساده به نظر می رسد زیرا همه چیز آماده است. فقط به دو نفر برای امضا نیاز دارد و قرارداد آماده اجرا است.

روند امضای قابل تحسین از طریق استفاده از امضای الکترونیکی کوتاه می شود ، و از آنجایی که اعتبار آن جای سوال ندارد ، این روش بهترین راه برای اعتبار بخشیدن به قرارداد شما عمدتاً در صورتی که به مناطق زمانی مختلفی تعلق داشته باشید یا در مناطق مختلف جهان واقع شده اید ، می باشد. به یاد داشته باشید تا زمانی که همه طرفهای درگیر آن را امضا نکرده باشند ، یک قرارداد معتبر نیست. از این رو ، چرا به دلیل چنین ناراحتی ، خطرات غیرضروری را مرتفع نمی کنید.

  1. مدیریت تعهد

همانطور که از این تیتر مشخص است این مرحله از مدیریت قرارداد تضمین می کند که تمام تعهدات به موقع اداره می شوند و بیش از حد مؤثر است. این اطمینان است که خاطر جمعی حاصل شود که هر طرف در حال تحویل تعهد خود است ، و هیچ کس تعهد خود را نسبت به قرارداد فراموش نکرده است.

این مرحله اولیه است که در آن زمان لازم است تا همگام سازی انجام شود ، و مدیر پردازنده باید این را ببیند که ارزش قرارداد به حداقل نمی رسد. از یادآوری های برنامه کمک بگیرید تا همه ذینفعان بتوانند بخشی از معامله خود را حفظ کنند و در پایان همگی خرسند باشند.

  1. تجدیدنظرها و اصلاحات

برخی از تبصره ها را برای تجدیدنظرها و اصلاحات بگذارید تا همه چیز با هر تغییر مهمی سازگار شود. گاهی اوقات موارد یا اسناد نادیده گرفته شده پس از تهیه قرارداد پیدا می شوند ، ضروری است پس از تصمیم گیری در مورد اهمیت آن ، به عنوان بخشی از اصلاحات به قرارداد اضافه شوند.

در طول مدت قرارداد باید تجدید نظر در تغییر شرایط انجام شود از این رو بهتر است یک پروسه قابل اعتماد را اجرا کنید که بتواند موارد را پیگیری کند و تصمیم بگیرد که چه تجدیدنظرها و اصلاحاتی باید به قرارداد اصلی اضافه شود تا بتواند هنوز هم بهره وری بهینه و بالاترین سودآوری را به همراه داشته باشد.

  1. حسابرسی و گزارش دهی

بله ، قرارداد منعقد شده است و معامله از طریق آن انجام می شود ، اما بهتر است آن را حسابرسی کنید تا اطمینان حاصل شود که همه طرف های درگیر از شرایط و ضوابط تعیین شده پیروی می کنند. بعضی اوقات برخی از طرفین این مرحله از مدیریت قراردادها را جدی نمی گیرند و بعداً بازگشت می کنند زیرا عدم رسیدگی به حسابرسی می تواند پیامدهایی را به همراه داشته باشد و موضوعات غیرقابل پیش بینی مانند مهلت های از دست رفته و درآمدهای از دست رفته را در پی داشته باشد.

هشدارها را به عنوان یادآوری تمدید و مهلت تنظیم کنید تا بتوانید به موقع آنها را برآورده سازید .

  1. تمدید

مهمترین مرحله از فرآیند مدیریت قرارداد مرحله ای است که می توانید قرارداد خود را تمدید کنید. هشیار باشید و زنگ هشدارهایی را برای یادآوری زمانهای تمدید به وجود آورید زیرا در صورت عدم انجام این کار به موقع می تواند عواقب ناگواری به همراه داشته باشد.

همچنین می توانید فرآیند را به صورت خودکار انجام دهید زیرا اگر در تمدید قرارداد حرفه ای نباشید ، این امر می تواند منجر به درآمد از دست رفته ، عملیات برگشتی و حتی عقب افتادگی در سیستم عامل شما شود.

خطرات عدم موفقیت در یک قرارداد

خطرات عدم موفقیت در یک قرارداد

خطرات عدم موفقیت در یک قرارداد

فرآیند مدیریت قرارداد بسیار ضروری است زیرا در تصمیم گیری های شفاف در مورد قرارداد کمک می کند تا هر یک از طرف های درگیر برای ناکارآمدی رنج نبرند. در صورت عدم کنترل صحیح قرارداد ، می تواند به نتایج منفی زیر منجر شود –

هر دو طرف درگیر ، خریدار و تأمین کننده ، می خواهند در این مسابقه برنده شوند ، زیرا هر کس دست برتر را بدست آورد ، کنترل قرارداد را بر عهده خواهد داشت. اگر کسی برنده شود ، منجر به تصمیمات نامتعادل خواهد شد. این سناریو در صورتی امکان پذیر است که هر دو یا هر یک از طرفین نتوانند به درستی قرارداد را مدیریت کنند.

وقتی یک قرارداد به درستی اجرا نشود ، پیشرفت کُند است و طبق انتظارات تعیین شده پیش نمی رود.

بعضی اوقات تصمیمات به موقع اتخاذ نمی شود و این منجر به تغییر در قرارداد در یک تاریخ بعد می شود. این باعث ناراحتی می شود و این به دلیل نادرست انجام قرارداد است.

عدم مدیریت قرارداد می تواند منجر به سوء تفاهم ها و اختلافات بین خریدار و تأمین کننده شود.

در صورت عدم مدیریت صحیح قرارداد ، رابطه بین خریدار و تأمین کننده می تواند تا حد زیادی آسیب ببیند.

همچنین می تواند به معنای عدم تحقق مسئولیت ها و تعهدات مندرج در قرارداد باشد.

در صورت عدم مدیریت صحیح قرارداد ، مزایا و ارزش مورد انتظار تحقق نخواهد یافت.

وقتی یک قرارداد طبق نیازها اجرا نشود ، احتمال عدم موفقیت فرصتهای آینده بیشتر است.

فرآیند مدیریت قراردادها

مراحل فرآیند مدیریت قرارداد شامل مراحل زیر است

فرآیند مدیریت قرارداد

فرآیند مدیریت قرارداد

  1. فعال کردن مدیریت قرارداد

این مرحله درک مشترک و همچنین توزیع مسئولیت ها و رسیدگی به اختلافات و تغییرات احتمالی را تضمین می کند. برای این کار فرآیندها و رویه های مناسب برای تمرکز تلاش ها و نظارت بر عملکردها به کار گرفته شده اند.

  1. نظارت و کنترل عملکرد قرارداد

مأمور تهیه ، باید اطلاعات مربوطه را جمع آوری کند ، عملکرد را نظارت کند و میزان دستیابی به قرارداد را پس از انعقاد قرارداد اندازه گیری کند. فنون و منابع وابسته به ماهیت کار قرارداد ، در دسترس بودن منابع و پیچیدگی و اندازه منابع است.

  1. تغییر مدیریت

مدیریت تغییر فرآیندی است که امکان ادغام تغییرات لازم و مرتبط در قرارداد و جلوگیری از تغییرات ناخواسته را که تأثیری در قرارداد نخواهد داشت ، فراهم می آورد. برای کنترل تغییرات ، ایجاد تغییرات و محدود کردن تعداد افرادی که مجاز به ایجاد تغییر هستند باید رویه های رسمی اعمال شود.

این نکته را باید در نظر داشته باشید که توافق نامه کتبی معتبر است و شرایط قانونی و غیر مستند و غیررسمی برای آنها بی اعتبار خواهد شد. برای اطمینان از قانونی بودن ، هر گونه تغییر باید به طور رسمی اصلاح شود.

  1. مدیریت اختلاف و حل اختلاف

دلایل متعددی برای اختلاف نظر بین طرفین درگیر می تواند وجود داشته باشد و اینها یک قسمت عادی از قرارداد محسوب می شوند. همچنین در طول اجرای قرارداد می توان اختلاف نظر در بین حرفه ای ها ایجاد کرد.

فرآیند مدیریت قرارداد باید روشی را در پیش بگیرد که بتواند در حل اختلافات و اختلاف نظرها در مورد تفسیر و مسئولیت های قرارداد کمک کند. همچنین باید یک درخواست برای تغییر در حین اجرای قرارداد و برای بررسی هرگونه اختلاف وجود داشته باشد. فرآیند باید در آنجا اجرا شود که به روشنی بیان کند کدام طرف مسئولیت فعالیت های خاص را بر عهده دارد ، و همچنین بسیار مهم است که طرف مقابل به این مسئولیت احترام بگذارد.

در هیچ شرایطی طرفین درگیر اجازه اختلاف و اختلاف نظر را نمی دهند تا مانع اجرای واقعی قرارداد منعقد شده شوند. باید تمایل مشخصی برای تعهد به قرارداد وجود داشته باشد تا هر زمان که اختلاف یا اختلاف نظر رخ دهد ، حل و فصل دوستانه حاصل شود. این یک واقعیت است که درگیری ها و ادعاها غیرقابل اجتناب است اما اگر تمایل داشته باشد ، می تواند به طور مسالمت آمیز حل شود.

  1.  مدیریت مالی و پرداخت

این حق تهیه کننده است که مطالبه کند که پرداختها طبق شرط مذکور در قرارداد به موقع انجام می شود. این می تواند پیش پرداخت ، عقب ماندگی ، نهایی ، پیشرفت یا پرداخت جزئی باشد.

  1. تکمیل قرارداد و تعطیلی قرارداد

فعالیتهای نزدیک به قرارداد برای سفارشات خرید و قراردادهای کوچکتر ساده است. این برای قراردادهای پیچیده ای که شامل پیشرفت ها یا اوراق بهادار نیستند ، چنین نیست.

یک بستن فرآیند مناسب وجود دارد که تضمین می کند تمام تعهدات پیمانکاری برآورده شود و حتی الزامات باقیمانده مانند ضمانت ، ضمانت نامه ، و پشتیبانی و خدمات پس از فروش در رابطه با مسئولیت ، بازه زمانی و رویه تعریف شده است.

نکته مهم برای فهم این است که پس از تأمین کننده تعهدات قراردادی ، بستن قرارداد به وقوع می پیوندد.

بهترین روشها برای مدیریت قرارداد

اجرای بهترین شیوه های ممکن باعث می شود فرآیند مدیریت قرارداد مفیدتر شود و اطمینان حاصل شود که یک سازمان می تواند حداکثر منافع حاصل از قراردادها را به دست آورد. برخی از مراحل لازم به شرح زیر است:

  1. مخزن متمرکز

ضروری است که یک سازمان از یک مخزن متمرکز استفاده کرده و تمام قراردادها را در آن نگه داشته باشد. این امر باعث می شود تا ذینفعان ذیربط مطابق میل خود دسترسی داشته باشند.

علاوه بر این ، این حرکت در پیگیری اطلاعات مختلف قراردادها به عنوان مثال تمدید ، تعهدات ، شرایط و ضوابط قرارداد کمک خواهد کرد

  1. انطباق را فعال کنید

بهترین روش برای مدیریت قرارداد تضمین و فعال کردن انطباق در طول چرخه عمر پیمانکاری است که ایجاد می شود. این امر بسیار مهم است زیرا در رعایت الزامات سازمانی و نظارتی کمک می کند و از خطر و ضرر عملیاتی و مالی جلوگیری می کند.

  1. همکاری تیمی را تضمین کنید

معمولاً وظیفه اداره حقوقی نظارت بر روند مدیریت قراردادها است. این بدین منظور است که اطمینان حاصل کنید که صورت بندی و اجرای قرارداد مطابق با هنجارهای لازم بوده و علاقه شرکت به طور کامل نمایان شده است.

یک عمل حیاتی این است که اطمینان حاصل کنیم که روش های مناسبی نیز برای بیان اهمیت هر ذینفع وجود دارد. باید ارتباط و همکاری بین واحدهای تجاری وجود داشته باشد تا بتواند قراردادی ایجاد شود که بهره‌وری بهینه و حداقل ریسک را نشان دهد.

  1. فرایندهای استاندارد

بهترین روش برای مدیریت قرارداد ، تنظیم مراحل استاندارد در مراحل مختلف است. این امر به کاهش زمان چرخه و ناکارآمدی سیستم کمک خواهد کرد.

اگر سازمان از الگوهای از پیش تصویب شده استفاده کند که مرتباً به روز می شوند ، عملکرد ناکارآمد قراردادها را بهبود می بخشد.

مزایای مدیریت قرارداد

مزایای مدیریت قراردادها به شرح زیر است:

  1. کمک به عملکرد کسب و کار

اگر یک شرکت فرآیند مدیریت قرارداد را اجرا کرده باشد ، آنگاه کار و عملکردهای شرکت را ساده تر می کند. این سازوکار لازم برای تحقق و دستیابی به انتظارات تجاری و اهداف سازمانی را ارائه می دهد.

این سیستم بینش هایی را برای شناسایی و تجزیه و تحلیل مناطقی که می تواند منجر به به حداقل رساندن هزینه و بهینه سازی درآمدها شود ، ارائه می دهد.

  1. هزینه های پایین تر

فرآیند مدیریت قرارداد به یک سازمان در به حداقل رساندن هزینه های تجاری کمک می کند.

      ۳. باعث افزایش دید تامین کنندگان می شود

تأمین کنندگان بخشی جدایی ناپذیر از اشخاص تجاری هستند و این فرایند مدیریت قرارداد است که با تهیه کنندگان رابطه ای مشترک برقرار می کند ، به ردیابی حرکت آنها ، ارزیابی عملکردهای آنها و ارزیابی ریسک تأمین کننده کمک می کند.

  1. بهبود مدیریت ریسک

فرایند مدیریت قرارداد به جستجوی عدم قطعیت ها کمک می کند و این باعث بهبود مدیریت ریسک می شود.

  1. هیچ چیز شانسی باقی نمانده است

این مسئولیت فرایند مدیریت قرارداد است که اطمینان حاصل شود که قول و تعهد تأمین کننده به موقع برآورده شده و در معرض شانس  و ریسک قرار نمی گیرند.

  1. انطباق را بهبود می بخشد

سیستم مدیریت قرارداد به اجرای صحیح فرآیندها کمک می کند تا در نهایت موجب تقویت انعقاد قرارداد بین ذینفعان شود. این امر منجر به کاهش ریسک در شرکت می شود.

  1. توسعه روابط

فرایند مدیریت قرارداد اطمینان می دهد که رابطه بین طرف های درگیر برای توسعه قرارداد در جریان است.

  1. تجویز کارآمد

مدیریت قرارداد اجرای کارآمد قرارداد را تضمین می کند و این منجر به عملکرد بهتر و ارزش بهتر برای پول می شود.

  1. بهره وری عملکردی را بهبود می بخشد

تکنیک مدیریت قرارداد به کمک ابزارها و نرم افزارهای بی شماری است که در اتوماسیون فرایند مدیریت قرارداد کمک می کند. این روند تلاش های دستی و دامنه خطاها را کاهش می دهد و به این ترتیب به بهبود کارایی عملکردی یک نهاد تجاری کمک می کند.

مفهوم مدیریت قرارداد به کارکنان یک شرکت زمان لازم را می دهد تا بتوانند درمورد جنبه های استراتژیک مانند شناسایی مناطقی که نیاز به بهبود و ارزیابی عملکرد قرارداد دارند ، کار خود را انجام دهند.

  1. شفافیت در هزینه را بهبود می بخشد و هزینه های کارآیی را کاهش می دهد

فرآیند مدیریت قرارداد به ردیابی عملکرد کمک می کند. این باعث افزایش شفافیت در هزینه ها می شود و به شناسایی فرصت های صرفه جویی در هزینه کمک می کند. این امر باعث کاهش هزینه های کارآمدی می شود ، که یکی از مهمترین مواردی است که یک سازمان باید با آن روبرو شود.

  1. مدیریت پاداش

این فرایند به منظور ردیابی تخفیف ها و اطمینان از پس انداز در چرخه تأمین کمک می کند.

  1. در تمدید خودکار قراردادها کمک می کند

یک مزیت اساسی فرایند مدیریت قرارداد این است که در تمدید قراردادها به موقع کمک می کند تا سازمان مجبور به تحمل هزینه های مرتبط نباشد.

  1. فرایندها و رویه های استاندارد

مدیریت قرارداد در به حداقل رساندن ریسک تأمین کمک می کند و تأثیر کل این است که خرید ارزان تر می شود.

مضرات مدیریت قرارداد

مضرات مدیریت قرارداد به شرح زیر است:

  1. از دست دادن کنترل خدمات

یکی از معایب فرآیند مدیریت قرارداد این است که یک شرکت کنترل واقعی روی خدمات ارائه شده به مشتری را از دست می دهد.

  1. تأخیر در زمان بالقوه

تهیه تخمین و تعیین مهلت زمانی ، کار ساده ای است.  اما ممکن است پیمانکار آنقدر هوشیار نباشد که همه فکر می کردند. هنگامی که مهلت ها رعایت نشود ، منجر به تاخیر بالقوه و اتلاف وقت و پول می شود.

  1. از دست دادن انعطاف پذیری در تجارت

هنگامی که یک شرکت خارج از منابع با اشخاص ثالث کار می کند ، ظرفیت خود را برای انطباق با نیازهای متغیر محیط کسب و کار به حداقل می رساند.

  1. از دست دادن کیفیت

یک سازمان باید اعتبار بنگاهی را که برای مدیریت قرارداد خود استخدام می کند ، بررسی کند ، زیرا دیگران نمی توانند استانداردهای مشابه شرکت صاحب را حفظ کنند.

مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت قرارداد

نرم افزار مدیریت قرارداد

نرم افزار مدیریت قرارداد

بیشتر سازمان ها با تغییرات زمان ، شروع به حرکت کرده اند و این به معنای گنجاندن استفاده از فناوری در بیشتر بخش های سازمان است. یک حرکت اساسی در جهت درست معرفی و سرمایه گذاری در نرم افزار مدیریت قرارداد است که متناسب با نیازهای یک سازمان باشد.

به یاد داشته باشید که نوع صحیح نرم افزار مدیریت قراردادها به دلیل اثربخشی ، کارآیی و بهره وری ، تأثیر طولانی مدت خواهد داشت. برخی از مزایای اصلی استفاده از نرم افزار مدیریت قرارداد در زیر بیان شده است :

  1. فرایند را خودکار کنید

نرم افزار مدیریت قرارداد تمام فرایندی را که مربوط به چرخه حیات یک قرارداد است ، خودکار می کند. این امر باعث می شود که کار دستی به میزان قابل توجهی کاهش یابد و در نهایت ، این حرکت منجر به به حداقل رساندن خطاهای انسانی شود.

  1. دسترسی به اطلاعات مهم

نرم افزار مدیریت قرارداد کلیدی است که از طریق آن سازمان می تواند قراردادها را در یک سیستم ابری متمرکز کند. این امر باعث می شود تا کلیه ذینفعان بتوانند به اطلاعات حساس مربوط به قرارداد دسترسی پیدا کنند ، و با کمک چند کلیک ، به یافتن آسان ، ارزیابی و پیگیری اطلاعات قرارداد منجر می شود.

  1. چرخه های قرارداد را کاهش دهید

نرم افزار مدیریت قرارداد ابزاری سودمند است که باعث افزایش بهره وری در هر مرحله از فرآیند مدیریت قرارداد می شود و در نتیجه در نهایت به کاهش چرخه قرارداد کمک می کند.

این یک واقعیت اثبات شده است که کار دستی از یک تیم حقوقی باعث اتلاف وقت خواهد شد و همین روند از طریق یک فرآیند نرم افزاری خودکار باعث کاهش زمان در مقایسه با مداخله دستی می شود.

    ۴٫ عملکرد بهینه و کاهش ریسک

نرم افزار مدیریت تماس وظیفه دارد به موقع کلیه اطلاعات و اطلاع رسانی های مربوطه را به ذینفعان ارائه دهد. این قراردادها را به مدیریت انطباق پیوند می زند و اطمینان می دهد که مهلت قرارداد ، تمدید و پرداخت به موقع انجام می شود. این امر به عملکرد بهینه و کاهش ریسک در درجه بالاتر کمک می کند.

  1. تقویت تجزیه و تحلیل داده ها

نرم افزار مدیریت قرارداد از هوش مصنوعی خودکار ساخته شده است که به تقویت تجزیه و تحلیل داده ها کمک می کند. ویژگی های پیش بینی کننده آن ، بینش های اساسی و پیش بینی درآمد و هزینه و آسانترین راه برای  اجراها را ارائه می دهد.

منبع : marketing91

0/5 (0 Reviews)