تجزیه و تحلیل شکاف : انواع ، مزایا و نحوه انجام تجزیه و تحلیل شکاف

تجزیه و تحلیل شکاف چیست ؟

سپس این فاصله باید به گونه ای پر گردد که شرکت از پتانسیل های خودش نهایت استفاده را ببرد.

دلایل زیادی می تواند وجود داشته باشد که در استراتژی شرکت ها شکاف ایجاد می کنند. بیشتر این دلایل به خاطر تغییر فضای کسب و کار می باشند. در یک دهه گذشته ، ما در محیط کسب و کار تغییرات بسیاری داشتیم. بازار خرده فروشی با محدودیت هایی روبرو گردید ، اینترنت خرده فروشی را در دست گرفت و اکنون موبایل و تلفن های هوشمند از اینترنت استفاده می کنند تا مشتریان خود را به دست آورند.

مثالی برای تشریح بهتر تحلیل شکاف

تجزیه و تحلیل شکاف

تصور کنید که شما یک روزنامه نویس بسیار قدیمی هستید و فقط می خواهید با توزیع سنتی مقاله ادامه دهید. شما نه می خواهید یک وب سایت داشته باشید ، نه برنامه موبایل را می خواهید. به آرامی اما مطمئنا روزنامه شما محبوبیت خود را از دست خواهد داد. این امر به این دلیل رخ می دهد که شما اکثر خوانندگان بالقوه را رها می کنید – یعنی خوانندگان آنلاین و همچنین خوانندگان موبایل.

بنابراین ، در پایان اگر شرکت روزنامه به سقوط خود نگاه کند ، متوجه خواهد شد که شکافی بین فناوری موجود در بازار و فناوری موجود در شرکت وجود دارد. به دلیل عدم استفاده از فناوری ، این شرکت در جذب خواننده های جدید ناکام ماند.

1. بنابراین ، تجزیه و تحلیل شکاف رویکردی است که در آن شرکت متوجه می شود در حال حاضر کجا ایستاد.
2. محیط کسب و کار فعلی چیست؟
3. شرکت باید به کجا برود و متعاقبا برای دستیابی به پتانسیل های خود شرکت چه کاری را باید انجام دهد؟

این ارزیابی همچنین می تواند راهبرد هایی را ارائه کند که استفاده از منابع را برای به دست آوردن بهترین نتیجه ممکن بهینه سازند.

جنبه دیگر این فرایند ، بحث انتظارات است. این انتظارات ممکن است از جانب فروشندگان ، کارمندان یا مشتریان باشد. اگر انتظارات برآورده نگردد ، بین انتظارات و واقعیت ها شکاف پدیدار می گردد. به عنوان مثال – فروشندگان انتظار پرداخت به موقع را دارند ، اما پرداخت ها همیشه به تاخیر می افتد. بنابراین ، به دلیل این شکاف در ارتباطات ، این شرکت ممکن است فروشندگان را از دست بدهد. تحقق انتظارات یکی دیگر از اهداف محوری این فرایند است.

انواع، مزایا و نحوه انجام تجزیه و تحلیل شکاف

تحلیل شکاف

تحلیل شکاف در واقع تفاوت بین عملکرد واقعی یک سازمان با عملکرد مطلوب یا بالقوه می باشد. اگر منابع فعلی یک سازمان مورد سوء استفاده قرار نگیرد و از سرمایه گذاری در فناوری یا سرمایه منصرف نگردد ، سازمان تحت تاثیر منفی قرار نمی گیرد.

1
شناسایی حوزه‌های بهبود

این رویکرد شکاف بین تخصیص افزوده ، سطح تخصیص فعلی ، ادغام منابع و در نهایت زمینه های بهبود را تشخیص می دهد. با این ابزار ، مناطقی که نیاز به پیشرفت دارند مشخص می گردند.

2
بررسی واریانس کسب و کار

این روش شامل یافتن ، توجه به جزئیات و بهبود واریانس بین نیاز های کسب و کار و توانایی های فعلی سازمان (مانند منابع ، فناوری ، سرمایه و …) می باشد.

3
مقایسه عملکرد

این تحلیل را می توان به راحتی با استفاده از معیار ها و سایر ارزیابی ها تعیین کرد. پس از این که عملکرد مورد انتظار شرکت مشخص گردید ، می توان آن را به راحتی با سطح فعلی عملکرد یک سازمان مقایسه نمود.

این مقایسه همان تجزیه و تحلیل شکاف نام دارد. این نوع بررسی می تواند در سطح عملیاتی یا استراتژیک سازمان انجام پذیرد.

همچنین می توان آن را به عنوان تحلیل تجاری یک سازمان برای کاری که در حال حاضر انجام می دهد و جایی که می خواهد در آینده باشد نام گذاری کرد. این ابزار را می توان از دیدگاه های مختلفی از جمله منابع انسانی ، فرایند های تجاری ، جهت تجاری و فناوری اطلاعات انجام داد. این کار به اندازه گیری سرمایه گذاری پول ، زمان و منابع انسانی کمک می کند تا به یک نتیجه خاص برسیم.

به عنوان مثال ، تغییر سیستم پرداخت حقوق سازمان از سیستم کاغذی به سیستم بدون کاغذ. این روش ارزیابی همچنین می تواند برای تعیین این که چگونه یک محصول یا راه حل به خوبی نیاز های مورد نیاز را برآورده می سازد ، مورد استفاده قرار گیرد.

در این سناریو ، نتیجه نهایی می تواند به عنوان خوب ، متوسط یا ضعیف رتبه بندی گردد. با انجام این بررسی می توان مشخص کرد که محصولات جدید باید به چه مواردی اضافه گردند یا چه نوع دیگری از افزودنی ها در سیستم موجود باید انجام یابد. شکاف باید توسط سازمان پر گردد تا از رقابت و بقا در بازار جان سالم به در ببرد.

انواع تجزیه و تحلیل شکاف

به طور کلی سه نوع شکاف وجود دارد:

1) شکاف محصول / بازار

شکاف محصول بازار

شکاف محصول یا بازار را می توان به عنوان تفاوت بین فروش واقعی و بودجه فروش تعریف کرد.

2) شکاف عملکرد

شکاف عملکرد را می توان شکاف بین عملکرد واقعی و عملکرد مورد انتظار تعریف نمود.

3) شکاف نیروی انسانی

شکاف نیروی انسانی را می توان به عنوان تفاوت بین قدرت واقعی سازمان و کمیت و تعداد نیروی کار مورد نیاز تعریف کرد.

مزایای استفاده از تجزیه و تحلیل شکاف چیست ؟

• تضمین می کند که خواسته های پروژه مطابق دلخواه برآورده گردید.
• این بینش را در زمینه هایی که نیاز به پیشرفت هایی از قبیل محصولات ، بهره وری ، فرایند ها ، سودآوری ، عملکرد ، رضایت مشتری ، مزیت رقابتی و مشارکت دارند ، فراهم می سازد.
• کمک می کند تا مناطقی را که ضعیف و دارای کمبود هستند تعیین کنید و به رفع آن نقاط ضعف و کاستی ها بپردازید.
• به کشف تفاوت بین ادراک و واقعیت کمک می رساند.
• کمک می کند تا بهترین مکان برای به کار گیری انرژی و منابع متمرکز را تعیین کنید.
• اطلاعات را برای تصمیم گیری بهتر فراهم می آورد ، که این امر به بهبود عملکرد منجر می گردد.
• اگر این ارزیابی به درستی انجام پذیرد ، نتایج حاصل از آن به راحتی قابل درک است.

معایب تحلیل شکاف

• با این حال که این ابزار علل برخی از مشکلات را نشان می دهد ، اما اگر به اندازه کافی عمیق نباشد ، می توان علت واقعی مشکل را نشان نداد و پیچیدگی های مختلفی که در ورای مشکل وجود دارند ، همچنان پنهان می مانند.
• موفقیت این روند به ماندگاری و دانش افراد درگیر در فرایند تحلیل بستگی دارد.
• شانس زیادی وجود دارد که نتایج ارزیابی نادرست باشند زیرا حوزه ها به خصوص در سازمان های بزرگ مدام تغییر می کنند.

مراحل اساسی تجزیه و تحلیل شکاف

در سازمان های بزرگ ، وظیفه انجام تجزیه و تحلیل شکاف مربوط به مدیران پروژه ، تحلیلگران کسب و کار ، تیم های مدیریت یا تیم های بهبود فرایند است. با این وجود ، اگر با کمی آموزش و رعایت درست الگوی قدم های طراحی ، پیش بروید هر کسی می تواند این کار را به طور موثر انجام دهد.

برخی از سازمان ها برای انجام این کار ، دستورالعمل هایی را که می توان دنبال کرد ، نگه می دارند. در این بخش با مراحل اساسی که باید برای یک نتیجه موفقیت آمیز انجام پذیرد آشنا می شوید.

1) منطقه مورد تجزیه و تحلیل و اهداف مورد نظر را تعیین کنید

به عنوان مثال ، اگر هدف شما این است که تعیین کنید چرا کارخانه شما به اهداف خروجی نمی رسد. پس باید علل موثر در رسیدن به اهداف را پیدا کنید و راه حل هایی را برای از بین بردن این دلایل پیشنهاد دهید.

2) ایجاد یک آینده ایده آل

اگر همه کار ها طبق برنامه پیش برود ، بایستی برای آینده برنامه ریزی نمایید.

3) وضعیت فعلی را تجزیه و تحلیل کنید

علل عدم دستیابی به اهداف چیست؟ به عنوان مثال ، آیا کارکنان فاقد آموزش هستند؟ آیا بخش تولید کمبودی دارد؟ آیا مواد مورد نیاز به طور مداوم در دسترس بود؟ آیا چیدمان تولید مانع رسیدن به هدف گشت؟

4) وضعیت واقعی را با یک حالت ایده آل مقایسه کنید

تفاوت بین تولید واقعی و تولید مورد نظر چیست؟ به عنوان مثال ، آیا شما نیاز به تولید ۱۰۰ واحد در ساعت دارید ، اما موفق به تولید فقط ۸۰ واحد شدید؟

5) فاصله را توضیح دهید و تفاوت ها را به صورت کمیت بیان نمایید

در مثال فوق از واحد تولید ، ۲۰٪ کمبود تولید وجود داشت. پس از انجام تحقیقات برای تعیین دلایل ، سهم هر یک از کمبود ها مشخص می گردد.

6) گزارش توصیه ها را تهیه کنید و طرحی را ایجاد کنید تا شکاف پر گردد

پس از انجام بررسی ، باید تصمیم بگیرید که چه تغییراتی را باید انجام دهید و برای برطرف کردن این شکاف چه اقداماتی باید انجام پذیرد. در مثال ما ، تیم ارزیاب ممکن است تصمیم بگیرد که تغییر طرح، راهی آسان برای مقابله با مشکل است و بیشترین تاثیر را خواهد گذاشت ، و همچنین ممکن است راه هایی برای رفع آن پیشنهاد کنند.

آن ها همچنین می توانند با تیم های زنجیره تامین و تامین کننده همکاری کنند تا توصیه هایی را برای رفع مشکلات ارائه دهند. ایده ها خلاصه می شوند و برای تصویب بیشتر برای اقدام به مدیریت ارائه می گردند.

نمونه هایی از تجزیه و تحلیل شکاف

بسیاری از حوزه های تجارت مانند فروش ، حسابداری ، خدمات مشتریان و غیره وجود دارد که می توانند از این ابزار استفاده کنند. در اینجا چند نمونه از این موارد قرار دارد تا به شما کمک کند کاربرد گسترده این روش را بهتر درک کنید.

1) بهره وری

هنگامی که سطح بهره وری شرکت شما انتظاراتی را که برای مجموعه خود دارید یا الزامات مختلف تجاری ارائه می شود را برآورده نمی کند ، می توانید با استفاده از این تکنیک مشکل را ریشه یابی کنید.

2) راه اندازی محصول جدید

وقتی شرکت شما محصولی جدید را راه اندازی می کند ، می توانید این فرایند را انجام دهید تا مشخص گردد چرا اهداف فروش برآورده نمی شوند.

3) عملکرد فروش

یک تولید کننده می تواند به فروشگاه یا کالا های خود نگاه کند تا مشخص گردد کدام کالا ها عملکرد خوبی دارند و کدام یک عملکرد پایینی ثبت می کنند. به این ترتیب ، می توان تعیین کرد که آیا ترکیب مناسبی از محصول تولید می گردد یا برای ایجاد سود بیشتر و برآورده کردن مطالبات در آینده باید تغییراتی اعمال شود.

4) مدیریت زنجیره تامین

اگر فروشگاه خود را به طور مکرر از تامین منابع عاجز یافتید ، می توانید این فرایند را انجام دهید تا دلیل این امر را دریابید.

5) ارزیابی محصول

این روش را می توان توسط یک شرکت نرم افزاری انجام داد تا بررسی کند کلیه عملکرد ها و ویژگی هایی که در مورد الزامات یک تجارت توسعه یافتند مطابق انتظارات می باشند.

6) ارزیابی فردی

این ارزیابی توسط مدیر تیم به عنوان یک فعالیت می تواند به اعضای تیم محول گردد. نتایج این فعالیت نه تنها راه های بهبود عملکرد هر فرد را تعیین می کند بلکه بهترین شیوه هایی را که فرد برای بهبود عملکرد خود باید اتخاذ کند ، نشان می دهد تا بهره وری آنها ارتقا یابد.