برنامه ریزی چیست ؟ تعریف ، اهمیت و ویژگی های برنامه ریزی

برنامه ریزی چیست ؟ تعریف ، اهمیت و ویژگی های برنامه ریزی

تعریف

اصول

ویژگیهای برنامه ریزی موثر

اهمیت برنامه ریزی

مراحل

سطوح

محدودیت های برنامه ریزی

مزایای برنامه ریزی

برنامه ریزی وظیفه اصلی مدیریت است که شامل تصمیم گیری در مورد اقدامات آینده است. تعاریف متعددی از برنامه ریزی وجود دارد ، اما تعریفی که به خوبی مطالعه شده است و معنای مناسبی دارد این است .

 برنامه ریزی به معنای تعیین آنچه باید انجام شود ، چگونه و کجا باید انجام شود ، چه کسی باید آن را انجام دهد و نتایج چگونه مورد ارزیابی قرار گیرد ، تعریف می شود.

برنامه ریزی چیست؟

وقتی صحبت از فهمیدن برنامه ریزی می شود ، اولین چیزی که باید بدانید این است که حول یک فرآیند تفکر قبل از حرکت و برنامه ریزی برای سازمان است. یک برنامه یک اقدام خاص برای کمک به سازمان برای دستیابی به اهداف کوتاه مدت و بلند مدت پیشنهاد شده است.

برنامه ریزی استراتژیک نحوه دستیابی به اهداف را مشخص می کند. مهم است که به خاطر داشته باشید که برنامه ها تجزیه و تحلیل هایی هستند که برای یک بازه زمانی مشخص توسعه یافته اند. اگر فاکتور زمان در نظر گرفته نشود ، شرایط در محیط ممکن است تغییر کند و همه برنامه های تجاری ممکن است هدر برود.

برنامه ریزی شامل تعیین اهداف و تدوین روشی مناسب برای دستیابی به این اهداف است. این نقطه شروع برنامه ریزی است: تعیین اهداف.

به گفته هارولد کونتز ، نظریه پرداز سازمانی آمریکایی ، استاد مدیریت بازرگانی در دانشگاه کالیفرنیا ، لس آنجلس و مشاور بسیاری از بزرگترین سازمان های تجاری آمریکا :

“برنامه ریزی این است که از قبل تصمیم گیری شود که چه کاری باید انجام شود ، چگونه انجام شود و چه کسی باید این کار را انجام دهد. این فاصله را از جایی که هستیم تا جایی که می خواهیم برویم ، برطرف می کند. “

اصول برنامه ریزی : 9 اصل برنامه ریزی

در مجموع ، برنامه ریزی حول ۹ اصل اصلی می چرخد.

• جهت گیری هدف

• اختصاصی

• دقت

• جامعیت

• انعطاف پذیری

• عینی بودن

• سادگی

• ارتباط پذیری

• قابل اجرا

بنابراین ، وقتی برنامه ریزی شما شامل این ۹ اصل باشد ، شانس بیشتری برای دستیابی به موفقیت کوتاه مدت و بلند مدت خواهد داشت. اجازه دهید اکنون برخی از ویژگیهای کلیدی را که برنامه ریزی باید شامل شود ، مرور کنیم.

ویژگیهای برنامه ریزی موثر

برنامه ریزی فرآیند تصمیم گیری است. دارای ویژگی های زیر است:

1.  برنامه ریزی بر دستیابی به اهداف متمرکز است

 دستیابی به اهداف را مشخص کرده و فعالیتهای لازم را برای رسیدن به آنها مشخص می کند.

2.  برنامه ریزی وظیفه اصلی مدیریت است

planning به طور منطقی با انجام سایر فعالیتهای مدیریتی پیش می رود. این به یک سازمان کارآمد کمک می کند. هممچنین در برنامه ریزی نیروی انسانی و طراحی برنامه های اشتغال و آموزش برای کارکنان کمک می کند. این تکنیک معیار عملکرد را برای کارکنان تعیین می کند که به کمک آن مدیر می تواند فعالیت های کارکنان را کنترل کند.

3.  برنامه ریزی فراگیر است

برنامه ریزی عملکرد اصلی مدیران در تمام سطوح است. این کار توسط مدیریت سطح بالا ، سطح متوسط ​​و همچنین مدیریت سطح پایین انجام می شود. با این حال ، ماهیت و دامنه برنامه ریزی در هر سطح مدیریت متفاوت است.

4.  برنامه ریزی یک فرایند مستمر است

هر مدیری به طور مداوم مشغول برنامه ریزی است. برنامه های قدیمی باید بازنگری شوند و برنامه های جدید بسته به نیاز شرایط معرفی می شوند. بنابراین ، برنامه ریزی یک فرایند مستمر برای ایجاد برنامه های جدید و اصلاح برنامه های موجود برای اطمینان از دستیابی به آن است.

5. برنامه ریزی آینده نگر است

برنامه ریزی یک فرایند آینده نگر است. برای دستیابی به برخی اهداف در آینده انجام می شود. این شامل پیش بینی رویدادهای آینده مانند خواسته های مشتریان ، رقابت ها ، سیاست های دولت و غیره است.

6. برنامه ریزی شامل تصمیم گیری است

برنامه ریزی شامل جستجوی جایگزین ها و انتخاب بهترین جایگزین برای دستیابی به اهداف مشخص است. بنابراین ، تصمیم گیری بخشی جدایی ناپذیر از فرایند برنامه ریزی است.

اهمیت برنامه ریزی

برنامه ریزی به سازمان این امکان را می دهد که پایه و اساس مدیریت کارآمد را اجرا کند. در اینجا اهمیت برنامه ریزی در زیر ذکر شده است –

1.  برنامه ریزی جهت اقدام یا هدف را ارائه می دهد

برنامه ریزی با روشن ساختن اهداف و مقاصد جهت کلیه فعالیتهای سازمان را فراهم می آورد. در صورت تعیین اهداف ، همه برنامه های تجاری به طور خاص به سمت اهداف هدایت می شوند. بنابراین ، برنامه ریزی جهت مشخصی را برای همه بخشها و افراد شاغل در شرکت فراهم می کند.

2. برنامه ریزی خطر عدم قطعیت را کاهش می دهد

فرایند برنامه ریزی شامل پیش بینی یا پیش بینی وقایع آینده است. این به کاهش عدم قطعیت در تجارت کمک می کند. همچنین ذکر می شود که این عدم قطعیت ها ناشی از تغییرات در فناوری ، و سایر شرایط تجاری است. برای برطرف کردن این عدم قطعیت ها می توان در برنامه ها مقدمات کافی در نظر گرفت.

3.  برنامه ریزی فعالیتهای همپوشانی و بیهوده را کاهش می دهد

برنامه ریزی موثر ، اقدامات مختلفی را برای دستیابی به اهداف تعیین می کند. احتمال همپوشانی و فعالیتهای بیهوده تا حد زیادی کاهش می یابد.

4.  برنامه ریزی نوآوری و خلاقیت را ارتقا می بخشد

برنامه ریزی عملکرد تفکر مدیریت است. تفکر خلاق و نوآورانه را ترویج می کند. وقتی مدیر برنامه ریزی می کند ایده های جدید زیادی به ذهنش خطور می کند.

  5. برنامه ریزی استانداردهایی را برای کنترل ایجاد می کند

کنترل مدیریتی شامل محدود کردن فعالیتها در مسیر صحیح با محدود کردن انحراف از برنامه ها یا استانداردها است. از طریق فرایند برنامه ریزی است که مدیریت استانداردهای عملکرد را تعیین می کند. اینها به عنوان معیاری برای ارزیابی عملکرد واقعی عمل می کنند. به عبارت دیگر ، برنامه ریزی و کنترل مانند دوقلوهای جدایی ناپذیر مدیریت هستند. برنامه ریزی کنترل امکانات است.

مراحل مربوط به فرآیند برنامه ریزی – نحوه انجام برنامه ریزی

فرایند برنامه ریزی شامل هفت مرحله است. مراحل به شرح زیر است.

1.  تعیین اهداف

اولین قدم در فرآیند برنامه ریزی ، تعیین اهداف است. اهداف خاصی باید تعیین شود که می توان با کمک سیاست ها ، رویه ها ، قوانین ، بودجه ، برنامه ها و استراتژی ها به این اهداف دست یافت. اهداف ، هسته اصلی فرایند برنامه ریزی را فراهم می کنند. آنها به کارکنان در درک آنچه از آنها انتظار می رود کمک می کنند.

2.  توسعه فرضیه ها

برنامه ریزی محل فرضیه هایی در مورد شکل احتمالی رویدادها در آینده است. آنها به عنوان اساس برنامه ریزی عمل می کنند. برای ایجاد برنامه های موثر، محل برنامه ریزی باید بر اساس پیش بینی سیستماتیک باشد. ارزیابی تقاضای آینده ، سلیقه مشتریان ، رقابت در بازار و … را می توان با پیش بینی انجام داد.

3.  شناسایی روشهای جایگزین عمل

جستجوی برنامه های جایگزین یا اقدامات عملی گام مهمی در یادگیری است. بدون توسل به جستجوی جایگزین ها ، یک برنامه ریز به احتمال زیاد با تخیل محدود خود هدایت می شود. به طور کلی ، چندین راه حل برای حل هر مشکلی وجود دارد. مدیر باید تلاش کند تا غیرمحتمل ترین جایگزین ها را نمایش دهد تا تعداد کمی جایگزین برای انتخاب نهایی داشته باشد.

4.  ارزیابی جایگزین ها

گزینه های جایگزین ایجاد شده در مرحله قبلی با توجه به اهداف ، هزینه های مربوط ، در دسترس بودن سرمایه ، مواد ، پرسنل و غیره ارزیابی می شود. جنبه های مثبت و منفی هر یک از اقدامات جایگزین باید بر اساس امکان و پیامدهای آنها ارزیابی شود.

5.  انتخاب بهترین جایگزین

این مرحله شامل تصمیم گیری است. این شامل تجزیه و تحلیل کمی و قضاوت و تجربه مدیر است. جایگزینی که باید انتخاب شود ، امکان پذیر و سودآور است و باید حداقل پیامدهای منفی را داشته باشد. گاهی اوقات ، ممکن است ترکیبی از جایگزین ها به جای یک جایگزین انتخاب شود.

6.  اجرای طرح

پس از انتخاب یک طرح خاص ، با انجام اقدامات لازم ، آن را عملی می کند. اجرای بی عیب و نقص یک طرح حول محورهای عملیاتی که برنامه ریزی استراتژیک در آن گنجانده شده است می چرخد ​​و در نتیجه احتمال دستیابی به نتایج مطلوب برای بهینه سازی وجود دارد. در مجموع ، اجرای یک طرح تعیین می کند که برنامه ریزی استراتژیک در برنامه ریزی عملیاتی چقدر موثر بوده است.

7.  پیگیری اقدام و بررسی

پس از اجرای طرح ، لازم است بر آن نظارت شود تا از انجام فعالیتهای مختلف مطابق برنامه و دستیابی به اهداف اطمینان حاصل شود. برنامه ریزی استراتژیک و همچنین برنامه ریزی عملیاتی تنها در صورتی موفق می شوند که به صورت نتیجه محور عمل کنند. پیگیری و بررسی روش ها به رهبران و تصمیم گیرندگان کمک می کند تا اثربخشی برنامه ریزی استراتژیک و عملیاتی را بررسی کنند.

سطوح : سه سطح برنامه ریزی

1.  برنامه ریزی عملیاتی

این سطح از برنامه ریزی در سطح پایین تر اتفاق می افتد ، زیرا حول محور جزئیات اساسی نحوه دستیابی به هدف یا هدف خاص با استفاده از منابع موجود می چرخد.

برنامه ریزی عملیاتی به طور کلی برای یافتن برنامه های بازاریابی مناسب ، مناسب ترین روش های تولید ، امکانات مختلف سازمانی و غیره انجام می شود.

2.  برنامه ریزی تاکتیکی

در سطح میانی رخ می دهد. برنامه ریزی تاکتیکی مسئول برنامه ریزی است که از طریق آن می توان ماموریت یک سازمان را انجام داد.

در سطح برنامه ریزی ، تصمیمات مربوط به خدمات یا محصولاتی که باید اضافه شوند ، قیمت گذاری ، امکانات ، سیستم ها ، اندازه سرمایه گذاری های سرمایه ای و غیره گرفته می شود.

3.  برنامه ریزی استراتژیک

این سطح برنامه ریزی در بالاترین سطح اتفاق می افتد ، جایی که مدیریت عالی سعی می کند با استفاده از منابع موجود اهداف بلند مدت را محقق کند.

برنامه ریزی استراتژیک حول انجام مأموریت برای کل سازمان ، یافتن تمام الزامات مالی ، تخصیص منابع ، اطمینان از روابط قدرت در سازمان و غیره می چرخد.

اگرچه برنامه ریزی در دادن نتایج مطلوب تر بسیار مهم است ، اما برخی محدودیت های ذاتی و پنهان را نیز شامل می شود. بگذارید آنها را نیز مرور کنیم-

محدودیت های برنامه ریزی استراتژیک و عملیاتی

برنامه ریزی ممکن است گاهی به نتایج دلخواه منجر نشود. این به دلیل برخی محدودیت ها است که می تواند به محدودیت های داخلی و خارجی طبقه بندی شود. هنگام برنامه ریزی برای موفقیت بلند مدت ، توجه به این محدودیت ها بسیار مهم است.

بنابراین ، وقتی می خواهید برنامه ریزی را بفهمید ، مهم است که از این محدودیت ها نیز عبور کنید-

1.  محدودیت های داخلی برنامه ریزی استراتژیک

آ. برنامه ریزی منجر به سختی و انعطاف ناپذیری می شود

برنامه ریزی شامل تنظیم برنامه ها از قبل است. ممکن است با وادار کردن مدیران به تأیید طرح ، منجر به انعطاف ناپذیری  شود.

عدم انعطاف پذیری در برنامه ریزی استراتژیک/برنامه ریزی عملیاتی ممکن است برای سازمان هزینه بر باشد ، به ویژه هنگامی که تغییر کرده باشد. مدیران اغلب با ترس از مسئولیت با هرگونه نتیجه ناخواسته از برنامه ها منحرف می شوند.

ب. برنامه ریزی ممکن است در یک محیط پویا کار نکند

در برخی موارد ، برنامه ریزی ممکن است به دلیل عدم اطمینان در محیط ، کاربردی نداشته باشد. مدیران نمی توانند به طور کامل به برنامه هایی وابسته باشند که برای یک محیط پایدار در نظر گرفته شده است.

آنها باید اقدامات یا استراتژی های مناسبی را اتخاذ کنند تا نتایج مطلوب را در یک محیط مشکل دار بدست آورند.

ج. برنامه ریزی یک فرایند زمان بر است

برنامه ریزی استراتژیک یک فرایند طولانی است که ممکن است منجر به تاخیر در انجام اقدام شود. زمان زیادی برای تعیین اهداف ، جمع آوری داده ها ، تجزیه و تحلیل داده ها و ارزیابی و انتخاب جایگزین ها صرف می شود.

هنگامی که شرایط نیاز به تصمیم گیری سریع دارد ممکن است انجام این فرآیند امکان پذیر نباشد.

د. برنامه ریزی موفقیت را تضمین نمی کند

برنامه ریزی به خودی خود موفقیت را تضمین نمی کند. نیاز به اجرای موثر دارد اثربخشی برنامه ریزی بستگی به نگرش و رفتار برنامه ریزان دارد. برنامه ریزی ممکن است گاهی اوقات احساس امنیت کاذب را در بین برنامه ریزان ایجاد کند.

آنها ممکن است فرض کنند که تا زمانی که کار طبق برنامه پیش برود ، برای سازمان خوب است.

در نتیجه ، آنها ممکن است بیشتر به دنبال تامین نیازهای برنامه های خاص باشند تا عملکرد بهتری را تضمین کنند.

ه. برنامه ریزی مستلزم هزینه های هنگفت است

برنامه ریزی نه تنها زمان بر است بلکه هزینه نیز دارد. هزینه تدوین برنامه ها مستقیماً متناسب با زمان مدیران است که برای برنامه ریزی صرف می کنند.

اگر زمان کافی برای برنامه ریزی در نظر گرفته نشود ، ممکن است تصمیمات مدیریت اشتباه باشد. هزینه های ناشی از بحث با متخصصان حرفه ای و جمع آوری داده های مورد نیاز ممکن است مزایای نسبتاً کمتری را که از برنامه ها بدست می آید توجیه نکند.

2. محدودیت های بیرونی برنامه ریزی

فرض برنامه ریزی براساس روندهای عوامل خارجی خاص است و مدیریت هیچ کنترلی بر این عوامل ندارد-

• سیاست های دولت

• بلایای طبیعی مانند سیل ، زلزله و غیره

• تغییر سلیقه مشتریان

• تغییر در فناوری

• معرفی محصولات جدید و افزایش رقابت

نکات مهم برای غلبه بر محدودیت های برنامه ریزی

برای یادگیری و تسلط بر برنامه ریزی ، مهم است که بهترین راه ها را برای غلبه بر محدودیت های مختلف برنامه ریزی و برنامه ریزی های بی عیب و نقص بدانید. اجازه دهید نگاهی به این نکات در مقاله بیندازیم.

• شما باید اهداف علمی را انتخاب کرده و روشهای ریاضی را انتخاب کنید.

• برای برنامه ریزی موثر ، یک سازمان باید از یک سیستم ارتباطی سالم استفاده کند.

• شامل استراتژی های پیش بینی درست و ایجاد اعتماد مدیریتی است.

• اعضای سازمان خود را برای پذیرش تغییر فعال کنید.

• از پشتیبانی مدیریت عالی و تنظیم مسئولیت مناسب اطمینان حاصل کنید.

• مشارکت گروهی را تشویق کنید و برای موفقیت بلند مدت برنامه های احتمالی تهیه کنید.

در نهایت ، ما برخی از مزایای سیستم های برنامه ریزی بی عیب و نقص در یک سازمان را مورد بحث قرار می دهیم.

مزایا

برنامه ریزی استفاده بهتر از منابع موجود را تضمین می کند و شما را قادر می سازد تا اهداف تجاری کوتاه مدت و بلند مدت را محقق کنید.

از طریق استراتژی های برنامه ریزی ، می توانید از صرفه جویی در عملیات اطمینان حاصل کنید و عدم قطعیت های آینده را به حداقل برسانید.

برنامه ریزی استراتژیک قدرت رقابت و کنترل را بهینه می کند.

از طریق عملیات ، برنامه ریزی استراتژیک و تاکتیکی ، می توانید انگیزه ، همکاری ، رشد و بهبود بلند مدت را تضمین کنید.

برنامه ریزی عامل تعیین کننده در ایجاد عقلانیت در بین همه مدیران اجرایی است.

از طریق برنامه ریزی استراتژیک ، عملیاتی و تاکتیکی ، یک سازمان می تواند از قضاوت های شتابزده جلوگیری نماید.

برنامه ریزی اهداف مناسب همچنین مسئول هدایت افکار و توانایی های نوآورانه برای مدیریت موثر تغییرات است.

برنامه ریزی به تیم در تصمیم گیری از قبل کمک می کند و از این رو نگرش آینده نگرانه ای را در مدیریت برای موفقیت بلند مدت تضمین می کند.

با برنامه ریزی ، مدیران می توانند از توسعه روشهای کارآمد و تفویض اختیار اطمینان حاصل کنند.

برنامه ریزی مناسب همچنین یک سازمان را قادر می سازد تا بحران را پیش بینی کرده و برنامه ای برای رسیدگی به آن از قبل تهیه کند .

سخن نهایی مارکتینگ ایران تلنت

برنامه ریزی یک فرایند مستمر است و ارزیابی یا بررسی آن نیز همینطور است. بازبینی مستمر برنامه ها به تشخیص نقص در برنامه و روند برنامه ریزی کمک می کند.

این می تواند مبنایی برای بهبود یا بازنگری برنامه های موجود و معرفی برنامه های جدید در آینده باشد. برنامه ریزی یک فرایند مهم برای سازمان است.

به نظر شما برنامه ریزی در بهینه سازی نسبت موفقیت در تلاش های مختلف چقدر است؟

منبع : marketing91