نوشتن گزارش : عناصر ، اجزاء ، الگو و نمونه قالب یک گزارش نویسی کاری

نوشتن گزارش : عناصر ، اجزاء ، الگو و نمونه قالب یک گزارش نویسی کاری

نوشتن گزارش یا گزارش نویسی (Report Writing) کاری به عنوان یک سبک رسمی از نوشتن تعریف می شود که برای توصیف دقیق یک موضوع استفاده می شود. این برای یک مخاطب هدف خاص است و شامل گزارش‌های مختلفی مانند گزارشهای تحقیقاتی، گزارشهای علمی، گزارشهای کاری روزانه، نوشتن گزارشهای تجاری، گزارشهای فروش، گزارش‌ های مدرسه، گزارش‌ های رسانه‌ های اجتماعی، گزارش‌ های کتاب، و گزارش‌ های بازاریابی و غیره است.

گزارش کاری باید از فرمت نگارشی صحیح پیروی کند تا به راحتی قابل خواندن و درک باشد. روش های مختلفی برای ارائه گزارش کاری وجود دارد. می تواند شامل اینفوگرافیک بصری، ارائه اسلایدهای تعاملی یا اسناد چاپی باشد.

مشخصات و ویژگیهای نوشتن گزارش کاری

ویژگیهای مهم نوشتن گزارش به شرح زیر است :

• ریپورت یا گزارش باید برای یک مخاطب هدف خاص باشد

• نوشته واضح باشد و شامل طرح های از پیش طراحی شده است

• گزارش باید فقط از حقایق و اطلاعات واقعی تشکیل شده باشد و نباید دارای هیچ نظر شخصی باشد

• ساختار یک گزارش باید با اشاره گر ها ، عناوین شماره گذاری شده و همچنین عناوین فرعی واضح باشد

• یک گزارش اغلب شامل ضمائم است

• در گزارش باید از نمودارها، گرافها و جداول برای اثبات یک نکته کمک بگیرد

• گزارش معمولاً شامل یک خلاصه با نکات برجسته است

عناصر و اجزای مهم گزارش نویسی

اجزا و عناصر مه نوشتن گزارش مهم به شرح زیر است –

1. شرح یک موقعیت یا یک رویداد

2. اهمیت موقعیت یا رویداد

3. ارزیابی نتایج تحقیق

4. بحث در مورد نتایج اقدامات آینده

5. توصیه برای یک اقدام خاص

6. نتیجه گیری

نمونه فرمت نگارش و نوشتن گزارش

نوشتن یک گزارش در قالب صحیح برای حفظ صحت آن ضروری است. بخش های اصلی فرمت استاندارد نوشتن گزارش شامل :

1. بخش عنوان

این بخش از گزارش شامل نام نویسنده و تاریخ تهیه گزارش است.

2. خلاصه

این قسمت از گزارش شامل خلاصه ای از تمامی نکات مهم و توصیه و نتیجه گیری می باشد. به یاد داشته باشید که آن را تا حد امکان کوتاه نگه دارید، زیرا یک نمای کلی است و نباید خیلی توصیفی باشد.

تمام نکات اصلی و مرتبط را به طور واضح و مختصر درج کنید. برخی از افراد عادت دارند که فقط خلاصه را بخوانند و اگر تحت تأثیر قرار گرفتند، بقیه اطلاعات را بخوانند. در آخر خلاصه را طوری بنویسید تا بتواند تمام نکاتی را که می خواهید بیان کنید را شامل شود.

3. مقدمه

مقدمه در صفحه اول گزارش نوشته شده است. نویسنده باید در این بخش دلیل و هدف گزارش را توضیح دهد. او همچنین باید توضیح دهد که چگونه جزئیات در گزارش تنظیم شده است.

4. بدنه

بخش اصلی گزارش بدنه ای است که چندین زیربخش با زیرنویس دارد. نویسنده عموماً تمام اطلاعات را به ترتیب اهمیت مرتب می کند و از مهمترین آنها شروع می کند.

5. نتیجه گیری

خلاصه و نتیجه بخش های اساسی یک گزارش هستند زیرا همه هر دو بخش را می خوانند. باید عاری از هرگونه اطلاعات غیر ضروری که به محتوا مرتبط نیست ، باشد.

6. توصیه ها

این بخش شامل توصیه های نویسنده با کلمات ساده و سرراست است. به ترتیب اهمیت یا اولویت بنویسید.

7. ضمائم

این بخش شامل جزئیات فنی برای حمایت از نتیجه گیری شما است. عموماً اطلاعاتی است که کارشناس قرار است بخواند.

نحوه نوشتن گزارش کاری

برای نوشتن یک گزارش موثر مراحل زیر را انجام دهید

1. مخاطبان هدف خود را شناسایی کنید

نوشتن گزارش کاری برای یک هدف خاص در نظر گرفته شده است. بنابراین ضروری است که از قبل بدانیم برای چه کسی آن را می نویسیم و چه کسی آن را خواهد خواند. این یک گام مهم است که قالب گزارش کار شما، محتویاتی که گنجانده خواهد شد و لحنی که باید در هنگام نوشتن آن استفاده شود را تعیین می کند.

اگر به دنبال راهنمایی در مورد نحوه نوشتن گزارش کاری هستید، مخاطبان هدف خود را شناسایی کنید و گزارش خود را برای این افراد خاص تهیه کنید.

2. از قبل در مورد محتوا تصمیم بگیرید

شما قبلاً مخاطبان خود را شناسایی کرده اید و اکنون زمان آن است که روی هدف گزارش تمرکز کنید. شما قبلاً می دانید چه کسی گزارش شما را خواهد خواند، بنابراین از خود در مورد انتظارات او از گزارش و اطلاعات خاصی که او به دنبال آن است بپرسید.

این به گزارش نویس تصویر واضحی از مواردی که باید اضافه کند و از آن اجتناب کند، می دهد. اگر به دنبال راهنمایی در مورد نحوه نوشتن گزارش هستید، از قبل در مورد محتوا تصمیم بگیرید.

3. گزارش خود را ساختار دهید

ساختار یک گزارش گامی مهم است زیرا گزارش خوب به خواننده کمک می کند تا آن را به درستی بخواند و درک کند. گزارش ها اغلب به دلیل بخش هایی که نویسنده استفاده می کند متفاوت است. اگر به دنبال دستورالعمل هایی در مورد نحوه نوشتن گزارش هستید، گزارش خود را ساختار دهید.

شامل عناصر ضروری مانند عنوان، خلاصه اجرایی، جدول محتوا، مقدمه تعریف کننده هدف، بدنه ای که شامل محتوا و نتیجه گیری است که فقط در صورت لزوم ممکن است شامل توصیه باشد.

4. از زبان رسمی استفاده کنید

اگر به دنبال دستورالعمل هایی در مورد نحوه نوشتن گزارش هستید، استفاده از یک زبان رسمی مهم می شود.

لحن حرفه‌ای و عبارات مختصر، گزارش را برای خواننده روشن می‌کند و درک می‌کند که چه چیزی سعی در انتقال آن دارد. از جملات لفظی استفاده نکنید؛ در عوض، مسئولیت خود را بر روی نوشتن آن تا جایی که می توانید ساده تر بگذارید.

5. تصحیح و ویرایش کنید

شما گزارش خود را کامل کرده اید، و این یکی از بهترین کارهایی است که انجام داده اید، بدون شک، اما اگر به دنبال دستورالعمل هایی برای نوشتن گزارش هستید، آن را تصحیح کنید.

این یکی از حیاتی ترین مراحل نوشتن یک گزارش است، زیرا به نویسنده اجازه می دهد تا کلمات خود را مرور کند و اشتباهاتی را که ممکن است رخ داده باشد، تشخیص دهد. حتی اگر صد در صد مطمئن هستید، قبل از ارسال گزارش برای مخاطبان علاقه مند، آن را مرور کنید.

پس از نوشتن گزارش، آن را برای یک یا دو ساعت کنار بگذارید. فقط پس از این کار آن را تصحیح کنید زیرا می توانید یک بار دیگر اشتباهات را با چشمانی تازه ببینید. اگر به همان اندازه ای که فکر می کنید عالی است، کافی است، در غیر این صورت آن را ارسال نکنید. در صورت مشاهده هر گونه خطایی، گزارش را ویرایش کنید و یک بار دیگر آن را مرور کنید.

وقتی مطمئن شدید برای علاقه مندان ارسال کنید.

قالب و الگوی گزارش نویسی

این یکی از قالب ها است

(نام پروژه)

(تاریخ)

(با نوشتن نام شما تهیه شده است)

(نام شرکت)

(خلاصه اجرایی)

(معرفی)

(بدنه)

(توصیه ها)

(نتیجه گیری)

نکات مهم برای کسب امتیاز بالا در گزارش نویسی

برخی از نکات مهم برای کسب امتیاز بالا در نوشتن گزارش به شرح زیر است:

1. استفاده از اسم و ضمایر

وقتی در مورد خود و دیگران می نویسید به جای عبارات منسوخ مانند این شخص یا واحد شماره 1 از زبان روزمره با اسامی و ضمایری مانند “او” و یا “من” استفاده کنید.

2. در هر جمله از یک ایده استفاده کنید

از جملات ساده، کوتاه و مختصر استفاده کنید که به راحتی قابل درک باشند. استفاده از یک ایده در هر جمله همچنین باعث صرفه جویی در زمان و کمترین احتمال خطا می شود اگر به دنبال نکات مهمی هستید که در حین نوشتن گزارش امتیاز بالایی کسب کنید.

3. واضح و مشخص باشید

برای شفافیت در جملات خود تلاش کنید، زیرا اگر به دنبال نکات مهمی هستید که در حین نوشتن گزارش امتیاز بالایی کسب کنید، یک گزارش واضح و خاص همیشه امتیازات بالایی را به دست می آورد.

4. از زبان ساده استفاده کنید

زبان ساده به راحتی قابل درک است و باعث صرفه جویی در زمان رمزگشایی معنی می شود. سعی کنید تا جایی که می توانید ساده باشید زیرا یکی از نکات مهم برای کسب امتیاز بالا در هنگام نوشتن گزارش در نظر گرفته می شود

5. به حقایق قابل مشاهده پایبند باشید

این گزارش جایی برای فرضیات یا حدس و گمان نیست. اگر به دنبال نکات مهمی هستید که در حین نوشتن گزارش امتیاز بالایی کسب کنید، به حقایق قابل مشاهده پایبند باشید که می توان آنها را ثابت کرد.

6. از پاراگراف ها استفاده کنید

اگر به دنبال نکات مهمی هستید که در حین نوشتن گزارش امتیاز بالایی کسب کنید، اطلاعات را در گروه های مختلف سازماندهی کنید و از پاراگراف ها استفاده کنید زیرا منطقی تر و قابل درک تر هستند.

7. از صدای فعال استفاده کنید

استفاده از صدای فعال همیشه توسط خواننده ترجیح داده می شود اگر به دنبال نکات مهمی هستید که در حین نوشتن گزارش امتیاز بالایی کسب کنید.

8. از نشانه ها و نمادها استفاده کنید

استفاده از سبک نشانه ای ( مانند . یا * ) ، ساختاری را به گزارش می دهد که برای چشم دلپذیر به نظر می رسد. اگر به دنبال نکات مهمی هستید که در حین نوشتن گزارش امتیاز بالایی کسب کنید، از نمادها و نشانه ها در گزارش خود استفاده کنید.

نتیجه نهایی

ایده پشت نوشتن گزارش ارائه حقایق در مورد یک رویداد، موقعیت یا موضوع خاص به شیوه ای عینی، مختصر و واضح است. این یک مقاله واقعی است که به خوبی ساختار یافته است و اغلب به عنوان توصیه ای برای اقدامات آینده در نظر گرفته می شود.